Levéltári közlemények XXXVII. 1-2. szám [antikvár]

LEVÉLTÁRI FILMEZÉS A Nemzetközi Levéltári Tanács Végrehajtó Bizottsága 1965 tavaszán Valenciában tartott ülésén, az amerikai kormány meghívásának megfelelően, az 1966. évi Kerekasztal Konferencia helyett Washingtonban rendkívüli Nemzetközi Levéltári Kongresszus megtartását határozta el. A végrehajtó bizottság a kongresszus egyik fő témájaként a levéltári filmezés kérdését állapította meg, s a vonatkozó referátum elkészítésére e sorok íróját kérte fel. A kérdés nemzetközi viszonylatban való vizsgálatához szükséges adatok összegyűjtése, egyeztetése és ezáltal a helyzet felmérése érdekében, az ilyenkor szokásos módszereknek megfelelően, kérdőívet bocsájtottunk ki. E kérdőív -— melynek szétküldésére a Nemzetközi Levéltári Tanács tagországainak levéltári csúcsszerveihez 1965 őszén került sor — a következőképpen hangzott: Kérdőív A mikrofilmezés a levéltárak szolgálatában (filmszolgálat és tudományos kutatás) Bevezetés A mikrofilmet a levéltárakban általában 3 féle célból alkalmazzák: 1. Biztonsági célokból, azért, hogy az eredeti iratról egy vagy több másolat is legyen: ebben az esetben ajánlatos külön őrizni az eredeti iratot és a mikrofilmet. (így pl. a budapesti levéltárak anyagáról készített mikrofilmeket Budapesttől 50 km-re Esztergomban őrizzük.) A biztonsági okokból történő mikrofilmezésnek sok előnye van, így pl. háborús veszély vagy természeti katasztrófák esetén a mikrofilmeket könnyen el lehet szállítani. 2. Pótlás, helyettesítés céljából: főleg olyan iratoknál, melyeknek csak ügyviteli jelentőségük van (például a lakásbejelentő hivatalok iratai), s bár nincs rájuk szükség történeti kutatásoknál vagy más tudományos célokból, mégis mint jogbiztosító iratokat esetleg néhány évtizedig meg kell őket őrizni. Az ilyen iratot lefilmezzük: a mikrofilm pótolja, helyettesíti az eredeti iratot, mely így megsemmisíthető. A mikrofilm mintegy tizedannyi helyet igényel csupán, mint az eredeti iratok. 3. Végül elsősorban tudományos kutatások érdekében — meglevő levéltári anyagok kiegészítése céljából —, éspedig a) vagy egy bizonyos témára (egy monográfia tárgyára, egy ország, egy tájék, egy kontinens vagy a világ történetére) vonatkozó iratok mikrofilmezésével, — b) vagy egész fondok filmezésével akár tudományos kutatás, akár a biztonság céljaira. I. Mikrofilmezés 1. Alkalmazzák-e az önök országában a mikrofilmet biztonsági okokból? (vagyis azért, hogy a kutatónak a mikrofilmet adják kutatásra és ne az eredeti iratot?). Ha igen, milyen arányban. (Az összes mikrofilmeknek hány százaléka készült biztonsági okokból?) 2. Készülnek-e mikrofilmek abból a célból, hogy az eredeti iratokat megsemmisíthessék? (Egy bizonyos idő alatt készült mikrofilmek hány százaléka készül ilyen célokból?)