Bővebb ismertető
Hosszú időn át fennállott, ám - ennek következében is - számos átalakuláson átment intézmények esetében sokszor nem könnyű feladat létrejöttük időpontjának meghatározása. A kérdés eldöntésekor, úgy véljük, leghelyesebb a mai funkciók szerinti szempontok figyelembevétele. Ezt tekintve, levéltárunk legkorábbi közvetlen elődjének az 1902. január 1-jén működésbe lépett Budapest Székesfőváros Levéltári Hivatala nevű szakhivatal tűnik, mely a 15 évnél régebbi iratanyag átvételére és őrzésére létesült, s önálló szervezetként tevékenykedett a Városháza felügyelete alatt, immáron megszabadulva a folyó irattári feladatoktól.
Ezt követően a levéltár ugyan számos szervezeti változáson ment át, s gyűjtőköre, valamint felügyeleti szervei is többször módosultak, ám ettől kezdve már sohasem látott el irattári feladatokat, hanem csupán a történeti jellegű iratanyag átvétele, őrzése, megóvása, feldolgozása és kutatásra való hozzáférhetővé tétele jelentette működési területét.
Ezt megelőzően a főváros hatóságának levéltára - miként az ország valamennyi városi törvényhatósági levéltára - ettől jelentősen eltérő szempontoknak eleget téve, a városi tanács segédhivatalaként tevékenykedett. A gyakorlatban nem módosított irattéri jellegű feladatkörén a Törvényhatósági Bizottság 1885-ben született elvi deklarációja sem, mely szerint történeti jellegű gyűjteményként kellett volna őriznie és kezelnie a régi budai, pesti és óbudai levéltárak fennmaradt iratait.
A szakhivatal létrehozását megelőző levéltári hivatalok története tehát csupán "előtörténet". Mivel azonban ennek az előtörténetnek különösen az 1873-1902 közötti része a levéltár történetére vonatkozóan igen becses dokumentumokat tartalmaz, ezt az időszakot is részletesen tárgyalni fogjuk.