Bővebb ismertető
BEVEZETES
Gyakorlatilag azon időktől kezdve, hogy kialakult és elterjedt a kereskedelmi, ennek kapcsán a pénz, majd erre alapítottan a banki forgalom, mindig szükség volt arra, hogy az érdekeltek, a felek közötti írásbeli érintkezésnek - alapvetően a felek érdekeinek biztosítását szolgálóan - valamiféle nyilvántartása, ha úgy tetszik rendszerezése, a különféle írásbeli nyilatkozatok házi kezelése egy kialakított, ésszerű rendszer szerint történjék. Minthogy az előbb említettekből kifolyólag az iratok, a levelezések kialakulása és kezelése partnerkapcsolatok keretében történt, meghatározóan szükség volt a kezelési és rendszerezési módszerek gyakorlatszolgáló kialakítására.
A valós és követelően jelentkező szükségletek hatására számrendszerek alkalmazásával az írásbeli dokumentumok nyilvántartásának, beazonosításának és kezelésének különböző módjai alakultak ki az évszázadok során úgy, hogy adott esetben maga az ügy kezelésének, nyilvántartásának módja is kétséget kizáró módon lehetőséget adott nem csupán az adott ügy, hanem az abban eljáró szerv, szervezet, intézmény, hatóság felismerésére is. A több évszázados gyakorlat során az iratok nyilvántartásának, egyediesítésének, kezelésének három fő és jól elkülönült módszere alakult ki és hat mindmáig is a következők szerint.
a) A korban talán legrégebbi fóliáns rendszer lényege
az, hogy az egyes,_önállóan keletkezett, illetve az adott szervhez, szervezethez beérkezett iratokaL-^=^4:eBdszeriDLnagy forrn^mú és tegedelmü - _^yi]yántartó könyvekben, ygjmevezett fóliánsokba való bejegyzéssel _vették nyilvántartásba folyamatqs^^szamo^ssal mindaddig, amíg az adott fóliáns be jiem telt. A nagyobb ügyforgalom szükségessé tette újabb és újabb fóliánsok megnyitását.