Ügyvitel-gépesítési alapismeretek I. [antikvár]

Az ügyviteli munka a vállalatok és egyéb szervek tevékenységében jelentős hányadot képvisel. Az ügyviteli munkákat a gépesithetőség szempontjából négy főcsoportba sorolhatjuk. Ezek a következők: 1. az irásmunkák gépesítése, 2. a vállalaton belüli és vállalatok közötti adattovábbítás és postázás gépesítése, 3. a számolás gépesítése és 4. az adatfeldolgozás gépesítése. 1. AZ IRÁSMUNKÁK GEPESITESE Az írásmunka a vállalati és egyéb ügyviteli munkát végző szervek tevékenységében jelentős hányadot képvisel. E szervek utasításokat, előírásokat adnak kí, munkatervezeteket, feljegyzéseket, jelentéseket, kimutatásokat, beszámolókat stb, készítenek, amelyekhez tekintélyes mennyiségű írásmunka szükséges. Felmérések szerint az intézkedésekre, munkaelőkészítésre, szervezésre és az ellenőrzésre fordított idő leszámításával az ügyviteli munkák mintegy fele írásmunkából áll. Az íratok elkészítése kézírással lassú és körülményes munka, de a kézírásos adatok, szövegek olvasása, esetenként kibetűzése is sok időt rabol el. Ha bizonylatokat több példányban kell elkészíteni, ujabb nehézségek lépnek fel. Másolópapír - indigó - használatával kézírással két-három példányban ugyan még eléggé olvasható másolatok készíthetők, azonban ilyenkor az írónt vagy golyóstollat nagyobb erővel kell nyomni, ami tovább lassítja a munkát. Egyes írott anyagok szövege részben vagy egészben ismétlődik. Másokat viszont egyszerre számos - néha több száz, sŐt több ezer - példányban kell elkészíteni. Az egyszerre elkészítendő példányok száma a követelményektől függően változik. Iratokról, számlákról stb. a további ügjrintézéshez vagy intézkedéshez másolatok készitése is szükségessé válhat. A másolatokkal szemben - 3 -